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畢業生檔案服務指南 2018-05-07

畢業生檔案服務指南

時光荏苒,日月如梭,一年又一年。畢業的季節,是收獲的季節,令人高興;畢業的季節,也是道別的時刻,令人難舍。展望未來,同學們要揚帆啟航,天高任鳥飛,海闊憑魚躍。檔案館的老師衷心祝愿同學們,在外面的世界大顯身手,奮發有為!努力在社會的各行各業、各個領域作出卓越的成就,開創自己輝煌的未來!

畢業了,自己的檔案怎么辦?檔案館的老師編制了畢業生檔案問答,希望同學們關心自己的檔案,仔細閱讀,認真辦理。同學們,?;貋砜纯?,工大永遠是你們的家!

 

1、我的檔案都有哪些內容?

    答:畢業生檔案材料包括:①學生入學材料:入學前學習期間的檔案材料(如高中學籍表、高中畢業生登記表等)或工作期間單位人事部門的檔案材料、高考報名登記表、志愿表及體檢表等、入學時填寫的《河南工業大學學生登記表》;②學習成績材料:《河南工業大學學生歷年學習成績表》;③畢業材料:包括《普通高等學校畢業生登記表》、《全國普通高等學校本??飘厴I生就業報到證》(存根);④畢業生體檢表;⑤學位申請、授予情況材料(適用于研究生);⑥組織發展材料(入黨或入團材料);⑦獎懲等有關材料;⑧社會實踐活動登記表等有關材料。其中①-⑤為檔案中的必需材料;⑥-⑧為事發材料。

 

2、畢業生檔案就是“人事檔案”嗎?我的檔案有什么作用?

    答:畢業生就業辦理報到證并將其放入畢業生檔案,學校將畢業生檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或人事代理機構,這時的畢業生檔案才是你的個人“人事檔案”。

作用:畢業生檔案真正發揮作用的是畢業生的“人事檔案”,而不是我們通常所說的放在學校保管的畢業生檔案,它主要是起憑證、依據、參考的作用。如你的轉正定級、職稱評定、辦理養老、失業、醫療保險、戶口轉入等相關事宜都是畢業生檔案成為人事檔案后才能進行的。

也就是說,辦理人事代理而將檔案放在人力資源和社會保障局(人才交流中心)的,可以計算工齡、職稱評審、戶口轉入等等。

而由學校保存的畢業生檔案,不能辦理轉正定級、職稱評定、養老保險辦理等等事宜。

 

3、畢業了,我的檔案放在哪里?我的檔案能長期放在學校嗎?

答:畢業生離校后,檔案隨畢業生離開學校。畢業生的去向決定檔案的去向,一般有以下幾種情況:

1)升學。畢業生考上研究生或專升本,畢業生的檔案轉到新的學校。

2)工作:

①畢業生進入國企、事業單位或政府機構等有資質保管檔案的單位,同時你有正式編制,畢業生的檔案就轉入工作單位。

畢業生屬于以下情況之一:出國留學、自主創業、去私營公司、民營公司、外企、沒有編制的企事業單位,畢業生可以辦理人事代理,檔案放在人才交流中心。也可以放在生源地縣(市)的人才機構。

3)暫時未就業。

可以在2年擇業期內暫時放在學校,等到找到工作時,再轉到相應地方?;蛘邠駱I期滿放在生源地縣(市)的人才機構。

畢業生檔案不能長期放在學校。

 

4、我要辦理檔案的遷出,需要哪些手續?

答:畢業生在畢業當年離校前領到報到證或錄取通知書的,畢業生檔案由畢業生所在學院和學校檔案館集中辦理。

畢業生離校后辦理檔案遷出的,一般有以下幾種情況。

1)升學。

畢業生在離校后領到錄取通知書的,畢業生需要先將錄取通知書復印件一份交學校就業指導中心,然后持身份證原件、復印件及錄取通知書原件、復印件到學校檔案館辦理檔案轉移手續。

2)就業。

畢業生需要首先到學校就業指導中心辦理報到證,然后持身份證原件、復印件,報到證原件到學校檔案館辦理檔案轉遞手續。

 

5、我的檔案是怎樣轉遞的?我能自帶檔案嗎?

    答:畢業生檔案轉遞的去向是根據《全國普通高等學校本??飘厴I生就業報到證》(簡稱《報到證》)上的報到單位進行轉遞。根據《河南省大中專畢業生檔案管理若干規定》,學生檔案通過EMS進行轉遞或派專人送取,原則上不準自帶。

 

6、我改派了,我的檔案咋辦?

    答:畢業生在與原簽約單位毀約或解除協議時,如檔案已寄往該單位的,請原單位將檔案寄往重新簽約的單位或將檔案退回學校檔案館。如單位將檔案退回學校,請及時告知檔案館。

 

7、我自己的檔案,我能一直自己拿著嗎?

答:不能,必須放在具有檔案保管資質的管理機構,才能確保檔案的客觀性和憑證作用。

 

8、我有必要查詢我的檔案到單位了嗎?我怎樣查詢?

    答:畢業生應在畢業離?;蜣k理報到證三個月后向檔案接收單位查詢檔案是否已到。查詢去向應到《報到證》上的單位、人才服務中心查找,或到河南工業大學檔案館網頁上通過EMS快遞單號查詢檔案去向。如檔案接收單位確實未收到檔案,請及時與學校檔案館聯系,電話0371-67756742,查詢檔案去向。

 

9、其它問題怎么辦?

    有關報到證問題,請咨詢學校就業指導中心,電話:0371-67756299

    有關戶口問題,請咨詢學校保衛處戶籍室,電話:0371-67756776

    有關黨員組織關系問題,請咨詢學校組織部,電話 0371-67756557

 

10、咨詢電話:學生檔案0371-67756742

        聯系地址:河南省鄭州市高新技術開發區蓮花街100

        河南工業大學圖書館樓一樓西106

        網址:http://dag.haut.edu.cn/

        郵箱:dag@haut.edu.cn

 

                                              河南工業大學檔案館

                                                20185

 

畢業生檔案服務指南

服務項目

辦理要求

一、畢業生檔案查詢

憑個人有效證件,到檔案館學生檔案室查詢?;蛏蠈W校主頁進入檔案館網頁,在信息查詢中的畢業生檔案查詢欄,輸入姓名查詢檔案是否寄發?;蛑码妼W生檔案室查詢。

二、畢業生檔案寄發

本人憑身份證原件及復印件(雙面)、報到證白聯;代理人憑代理人身份證原件及復印件(雙面)、委托人親筆簽名的委托授權書、委托人身份證復印件(雙面)、委托人報到證白聯,辦理相關手續后,檔案館定期通過EMS寄發。

地點

開放時間

圖書館一樓西側檔案館106

星期一至星期五

上午:9︰00-11︰50

下午:14︰30-17︰00

星期二下午:館內整理檔案及業務學習,不對外辦公。

星期六、星期日及法定節假日正常休息。寒暑假值班另行通知。

檔案館學生檔案室電話:67756742

 

另外:畢業生查詢復印成績單、高考錄取名冊、畢業證認證等請咨詢檔案館綜合檔案室。

      電話67756852。

 

 

檔案館簡介:

河南工業大學檔案館成立于20051月,正處級建制,是學校檔案工作的職能管理部門,是永久保存和提供利用學校檔案信息資源的科學文化事業機構,具有檔案管理和服務職能。檔案館下設綜合檔案科和人事檔案科,主要工作內容是全校綜合檔案、全校人事檔案、全校畢業生檔案的管理和利用,學校年鑒的編撰出版等工作。201611月學校檔案館獲批河南省檔案工作規范化管理認證特級檔案館,是河南省高校唯一獲此殊榮的學校。

學校檔案實行集中統一管理,館藏綜合檔案分為鄭州工程學院、鄭州工業高等??茖W校、河南工業大學三個全宗,有黨群、行政、教學、科研、產品、基建、設備、出版、外事、財會、實物檔案、聲像檔案、電子檔案等十三大類;人事檔案有學校在職職工、離退休等個人檔案;畢業生檔案有兩年擇業期內及擇業期滿遺留的研究生、本科生及??粕鷤€人檔案。

檔案館基礎實施完備,庫房配置了防盜監控、溫濕度控制、除菌等功能的綜合智能管理系統和高壓細水霧消防系統。運用檔案管理軟件,完成了館藏檔案的案卷級、文件級目錄數據庫,實現了重要的、利用率高的檔案全文數字化與即時查詢和打印。

 

 

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